Fallstrick Reverse-Charge-Verfahren / §13b UStG für Kleinunternehmer:innen

Achtung, Kleinunternehmer:innen: Auch Ihr müsst eventuell bei Fremdleistungen nach §13b UStG / Reverse Charge die Umsatzsteuer abführen!

Du bist Kleinunternehmer:in und denkst, dass du dich um die Umsatzsteuer nicht kümmern musst? Leider stimmt das nicht immer! Wenn du Fremdleistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern in Anspruch nimmst, die unter §13b UStG fallen, musst du die Umsatzsteuer selbst abführen – auch wenn du ansonsten von der Kleinunternehmerregelung profitierst.

In diesem Artikel erkläre ich dir, wann und wie du die Umsatzsteuer melden musst und wie du das Problem mit Lexware Office lösen kannst.

Warum betrifft mich das als Kleinunternehmer:in?

Normalerweise sind Kleinunternehmer:innen von der Umsatzsteuer befreit, wenn ihr Umsatz unter 25.000 € bleibt. Aber: Bei bestimmten Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern greift die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach §13b UStG (Drittland), bzw. das sogenannte Reverse-Charge Verfahren (EU). Das bedeutet:

Der_die ausländische Leistende stellt dir eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer.
Du musst die deutsche Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Welche Art von Rechnungen betrifft diese spezielle Regelung?

Es geht um Dienstleistungsrechnungen aus der EU oder einem Drittland an Dich als Unternehmer:in. Auf der Rechnung steht z.B.

„Reverse Charge“ oder
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder
„§ 13b UStG“ oder
„Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, da Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt.“

Typische Beispiele sind :

Grafikdesign wie Canva
Projektmanagement- und Teamsoftware wie Notion, Slack
Cloudspeicher wie Dropbox
Videokonferenzen wie Zoom
Webhosting wie Hostinger
Newsletterdienst wie Mailchimp
Werbeleistungen wie Google Ads, Social Media Kampagnen über Facebook

Wie löse ich das Problem in Lexware Office?

Bei Lexware Office ist leider nicht vorgesehen, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, wenn du im System als Kleinunternehmer:in registriert bist. Somit gibt es keine „schnelle Lösung“ für diese Problemstellung.

Ich erkläre dir aber, wie du es trotzdem übersichtlich löst, ohne separat noch eine Liste oder Ähnliches führen zu müssen:

1. Rechnung erfassen

Lade wie üblich den Beleg hoch. Wähle als Kategorisierung „Fremdleistungen“ (Die Konten „Fremdleistungen §13b“ bzw. „Fremdleistungen §13b Drittland“ dürften für dich als Kleinunternehmer:in nicht freigeschaltet sein). Prüfe alle von der KI übernommenen Daten, verarbeite den Beleg und verknüpfe ihn ggf. bereits mit der Zahlung.

2. Beleg duplizieren

Lade den Beleg erneut hoch bzw. dupliziere ihn. Wähle nun die Kategorie „Durchlaufender Posten“, trage den errechneten Umsatzsteuerbetrag ein (normalerweise 19% des Rechnungsbetrages) und ggf. einen Vermerk im Feld Bemerkung wie „§13b Umsatzsteuer“.

Das Programm warnt dich, dass der Beleg schon existiert. Du kannst den Beleg „trotzdem speichern“ oder aber die Rechnungsnummer mit z.B. „-01“ ergänzen.*

Falls Du Lexware Office noch nicht nutzt, berechne die Steuersumme selbst, z.B. in einer Exceltabelle, die Du regelmäßig aktualisierst, sobald Du eine §13b / Reverse Charge Rechnung erhältst.

Wann und wie musst du die Umsatzsteuer melden?

Fall a) Die Summe der Steuerbeträge bleibt im Jahr voraussichtlich unter 2.000 €:

Zeitpunkt: Die Meldung erfolgt in der Umsatzsteuererklärung am Jahresende. Du kannst dafür klassisch Elster oder (etwas komfortabler) smartsteuer nutzen.
Frist: Die Umsatzsteuererklärung muss bis 31.07. des Folgejahres beim Finanzamt sein, sofern du keine Steuerberatung hast.

Fall b) Die Summe der Steuerbeträge übersteigt voraussichtlich 2.000 € im Jahr:

Zeitpunkt: Stimme dich am besten mit deinem Finanzamt ab, ob eine quartalsweise oder monatliche Umsatzsteuervoranmeldung nötig ist.
Frist: Bei quartalsweiser bzw. monatlicher Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung hast du Zeit bis zum 10. des Folgemonats bzw. bei einer beantragten Fristverlängerung sogar bis 10. des nächstfolgenden Monats.

Vorgehensweise

Öffne in Lexware Office unter „Finanzen“ > „Konten“ das Konto „1370 Durchlaufende Posten“ mit Doppelklick. Unter der Beschreibung „§13b Umsatzsteuer“ findest du alle Belege, die §13b Rechnungen betreffen. Summiere sie auf. Falls Du Lexware Office noch nicht nutzt, summiere die Steuerbeträge in der Exceltabelle bzw. anhand Deiner gesammelten Belege.

Steuernummer: Du benötigst keine Umsatzsteuer-ID, sondern kannst in den Voranmeldungen oder in der Umsatzsteuererklärung die dir vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer verwenden.
Im Formular der Umsatzsteuererklärung trägst du die Steuersumme in der Zeile 47 („Steuer für Leistungen im Sinne des §13b UStG“) ein.

Wichtig! Gehe nun in jeden einzelnen Beleg, ändere die Kategorisierung von „durchlaufende Posten“ in „Umsatzsteuer-Vorauszahlung“ und speichere.*

Zahlung der Umsatzsteuer

Du erhältst einen Umsatzsteuerbescheid, womit die Zahlung fällig wird, bzw. bei monatlichen oder quartalsweisen Voranmeldungen ist der Betrag fällig mit der Voranmeldung.
Die Zahlung an das Finanzamt verknüpfst du mit den jeweiligen doppelt erstellten Belegen. Du findest sie, indem du z.B. §13b als Suchbegriff eingibst.

Tipp: Sammle alle §13b Rechnungen separat, z.B. in einem E-Mail-Unterordner, damit du am Jahresende nochmals überprüfen kannst, ob du alle Rechnungen und Steuerbeträge korrekt erfasst hast.

* Achtung! Dies ist nur eine Behelfslösung. Die Buchungen auf das Konto „durchlaufende Posten“ sind nicht erfolgswirksam, d.h. es werden im Hintergrund keine Kosten oder Ähnliches verbucht. Nach Jahresende muss dann aber die Kategorisierung auf „Umsatzsteuer“ bzw. „Umsatzsteuervorauszahlung“ geändert werden, damit zum einen die Zahlung korrekt verbucht wird und zum anderen das Konto „durchlaufende Posten“ wieder ausgeglichen ist.

Zusammenfassung: Was musst Du tun?

Fazit: Auch als Kleinunternehmer:in bist du in der Pflicht!

Es ist verständlich, dass viele Kleinunternehmer:innen denken, sie müssten sich nicht um die Umsatzsteuer kümmern. Aber bei EU-Fremdleistungen nach §13b UStG ist das anders! Wenn du diese Leistungen in Anspruch nimmst, musst du die Umsatzsteuer selbst abführen – sonst riskierst du Ärger mit dem Finanzamt.

Falls du unsicher bist, buche gerne einen Termin mit mir und ich zeige Dir, wie Du diese Buchungen in Lexware Office vornimmst. Oder wende Dich an Deine:n Steuerberater:in.

Hast du schon Erfahrungen mit §13b UStG gemacht? Oder hast du noch Fragen zur Umsetzung? Schreib mir gerne in die Kommentare!

Christiane

Christiane ist Lexware Office Coach für Selbständige und kleine Unternehmen und unterstützt Dich mit der Digitalisierung Deiner Buchhaltung sowie Deiner regelmäßigen vorbereitenden Buchhaltung.

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